نظام پیشنهادات و اتاق فکر، عامل رشد سازمانها
سپهر اقتصاد-
سید علی ناظم زاده – مشاور و پژوهشگر
یک آزمایش علمی معروف درباره قورباغه است که به کار مشاوران ارتباط پیدا می کند! اگر یک قورباغه معمولی را بردارید و داخل یک ظرف آب جوش بیندازید، قورباغه با سرعت بیرون می پرد! در واقع قورباغه فورا به این نتیجه می رسد که لذتی در کار نیست و باید در اسرع وقت بجهد. حالا اگر همین قورباغه را داخل یک ظرف آب سرد بیندازید و بعد، ظرف را روی اجاق بگذارید و به تدریج به آن حرارت بدهید، قورباغه به لحاظ طبع خونسردش، بدون این که متوجه شود، می پزد!! این اصل قورباغه پخته، حکایت بسیاری از سازمان هاست که تغییرات و اشتباهات و معایب آنها به مرور ایجاد می شود و مدیر و مدیران میانی، از این اشکالات و نواقص مطلع نیستند یا فضا برایشان عادی می گردد و لذا بدون این که متوجه شوند، در طول زمان رو به اضمحلال و نابودی یا افول و نقصان می روند! در این میان، نقش یک مشاور خوب، نقش همان آب جوش است که با نگاه از بیرون می تواند به مدیران آلارم و هشدار لازم را بدهد و آن ها را نجات بدهد! اما این که این مشاور چه کسی است و چه ویژگی هایی باید داشته باشد و در چه زمانی و در چه موقعیتی باید به کار گرفته شود، خود موضوع مهمی است که باید به آن هم توجه نمود تا هزینه ای بیهوده بر سازمان مترتب نشود.
نگاه به مشاور، از سوی مدیران مختلف به شکل های گوناگونی می باشد؛ برخی، مشاور را حلّال مشکلات خود می دانند و فکر می کنند مشاور می تواند معجزه ای در سازمان شکل دهد! برخی دیگر استخدام مشاور را معادل استخدام یک نفر دیگر در سازمان می دانند که خودش مشکلات جدیدی به سازمان اضافه می کند، گزارش های کیلویی می دهد، حرف مفت می زد و مفتی حرف نمی زند!! و رویکردها و نظرات دیگر...
اما مشاور واقعی هیچ یک از تلقی های شدید مثبت یا منفی نیست! نه فردی است که می تواند معجزه کند و نه فردی است که بیهوده حرف می زند. گرچه در طول سالهای گذشته، تجارت و بیزینسِ مشاوره، به سمتی رفته است که برخی مشاوران، تنها با پیچیده کردن موضوعات، و ایجاد و خلق مفاهیم تازه سعی می کنند، خود را مشاوری جا بزنند که می تواند برای سازمان راهگشا باشد! لیکن وظیفه و رسالت مشاور، امر دیگری است. مشاور باید بتواند با نگاه از بیرون، نگاه تخصصی و علمی، یافتن مشکلات و عارضه های سازمان، با تحقیق و پژوهش، جمع آوری و تحلیل اطلاعات، ارائه راهکار و پیشنهادهای حرفه ای و ماهرانه، کمک به حل مشکلات سازمان کرده و در اجرای راهکارهای موثر برای پیشرفت و تعالی یک سازمان یا رفع موانع و معایب آن کوشا باشد.
چرایی مشاور و مشاوره؟
هر مدیر سازمان، حتی بهترین و موفق ترین مدیران، در زمان های مختلف، ممکن است با مشکلات گوناگونی مواجه باشند. راه اندازی کار جدید، راه اندازی خدمت یا محصول جدید، نقص در کیفیت، نیاز به بهره وری در سازمان، کمبود سرمایه، نیاز به تجارت بین الملل، عدم معرفی کامل محصول، ضعف در برندینگ و و روابط عمومی، عدم وجود مشتری وفادار و… همگی از آسیب هایی است که یک مدیر یا سازمان در انجام فعالیت های خودشان با آن مواجه هستند. مدیران اکثرا وقت و توان آن را ندارند که همه مشکلات را راسا حل کنند و بهترین تصمیم را در کمترین زمان ممکن اتخاذ کنند. در اینجاست که مشاور می تواند به عنوان یک ناظر و همراه بیرونی، سازمان را یاری رساند.
مشاور، الزاما مسن تر، عاقل تر، با هوش تر و با تجربه تر از مدیر نیست. او در نهایت می تواند هدایت کننده، پشتیبان، مشوق و انذار دهنده ای باشد که به خوبی می شنود، به خوبی می بیند و با نگاه از بیرون به سازمان و به عنوان یک ناظر بی طرف به بهبود فرآیندها در سازمان یاری رساند. استیو جابز، خلاقیت را اتصال تعداد کافی نقطه به همدیگر و اتصال تجربه ها برای به دست آوردن چیزهای جدید می داند و اینجاست که نقش مشاور به عنوان فرد خارجی در سازمان برای اتصال تجربه ها می تواند موثر و کارآمد باشد. من بسیار افراد کارآفرین، فعال، پویا و موفق در سنین مختلف دیده ام که در هفتاد سالگی هم کاری بدون نظر مشاور انجام نمی دهند! و ما بسیار افراد موفق و بنیانگذاران موسسات و سازمان های عریض و طویل در کشورهای مختلف جهان دیده ایم که حتی آب هم بدون مشورت گرفتن نمی خورند!
نقش های مختلف یک مشاور
مشاوری که به یک سازمان وارد می شود، می تواند نقش های متفاوتی بر اساس نیاز سازمان یا تخصص خود ایفا نماید. برخی مشاوران به عنوان یک مشاور فنی و یک جفت دست ماهر فعالیت می کنند. این نوع مشاور نشان می دهد که دقیقا چه کاری باید به چه روشی و در چه زمانی انجام شود یا نشود.
برخی مشاوران در نقش مربی هستند و مدیران از آنان به عنوان فردی مسن تر، عاقل تر و با تجربه تر استفاده می کنند که هدایت و پیشرفت سازمان را الگو دهی و سازمان دهی می کنند.
برخی مشاوران در نقش سخنگو هستند که پیام رسان خبرهای خوب و بد سازمان و مدیر برای زیر مجموعه می باشند.
مشاورانی در سازمان هستند که نقش آموزگار همراه را ایفا می کنند و مدیر یا زیر مجموعه را در زمینه ای خاص آموزش می دهند و بیشتر منتور و مرشد مدیر هستند.
برخی مشاوران هم در نقش کوچ و مربی هستند و از بیرون و همراه با مدیر نظرات خود را عرضه می کنند.
برخی دیگر به عنوان ناظرانی در سازمان هستند که با استفاده از فرآیند نظارت به حل مشکلات سازمان می پردازند
و در نهایت مشاورانی وجود دارند که نوعی متخصص موضوعی و SME هستند و به عنوان یکی از حرفه ای های سابق در موضوع سازمان می توانند سازمان را یاری کنند.
چه زمانی مشاور استخدام کنیم؟
هنگامی باید مشاور استخدام کنیم و با شرکت های مشاوره قرارداد ببندیم که وقت مان بیشتر از آن ارزش دارد که در هر موضوعی خودمان نظر دهیم و تحقیق کنیم. وقت مان بیشتر از آن ارزش دارد که موضوعات جدید و مهارت لازم در هر زمینه ای کسب نماییم. به مشکلات کار خود پی نبرده ایم. نیاز به تخصص بیشتر در موضوعی خاص داریم. قسمت سخت کار را می خواهیم واگذار کنیم. می خواهیم به سازمان روح جدید ببخشیم. می خواهیم فعالیتی جدید راه اندازی کنیم. می خواهیم بر نیروی انسانی و بخش های سازمان، اثرگذاری بیشتری داشته باشیم.
الزامات یک مشاور و قرارداد مشاوره چیست؟
مشاور باید در زمینه پروژه، تخصص لازم را داشته باشد.
تیم مشاور صلاحیت فنی، حرفه ای و علمی لازم را داشته باشند.
مشاور، امین، صادق، راستگو بوده و خسیس و بخیل و حسود نباشد.
تیم مشاور در صورت لزوم باید تجربه فعالیت خارج از کشور و حضور در مجامع جهانی را داشته باشند .
مهارت های مشاوره ای و روش شناسی لازم برای تحقیق و جمع آوری و آنالیز اطلاعات را داشته باشد.
و همچنین باید بدانیم مشاوری خوب و حرفه ای است که از ارائه راهکارهای فوری پرهیز کند و عجول نباشد.
برای انعقاد یک قرارداد مشاوره باید موضوع پروژه را مشخص کنیم. دلایل اجرای پروژه و ارزش افزوده مورد انتظار از مشاوره و تحقیق را تبیین کنیم. روش کار مشاور باید مشخص باشد. جدول زمانی مشخص از مشاور بخواهیم. بودجه بندی در زمینه مشاوره و پروژه مورد نظر به شکل حرفه ای انجام شده باشد. RFP و درخواست پروپزال و خلاصه سازمانی ما با توضیحات و مدارک کامل ارائه گردد که مشاور نیز بتواند بر اساس آن اقدام نماید.
اشتباهات رایج درباره مشاوره چیست؟
درباره مشاوره و مشاور اشتباهات رایجی در میان مدیران وجود دارد از جمله این که:
با حضور مشاور کار من کمتر می شود!
مشاوران از من باهوش تر هستند!
مشاوران از من با تجربه تر هستند!
مشاور فقط باید روی پروژه ای که به او سپرده شده متمرکز شود!
اطلاعات زیادی نباید به مشاور بدهم چرا که ممکن است همه ایده های خوب من را بدزدد!
مشاور نباید کار دیگری بکند و باید تمام وقتش را به من اختصاص دهد!
مشاور می تواند تمام مشکلات من را رفع کند!
مشاور تا ابد با من خواهد بود!
این ها اشتباهات رایج درباره مشاوره است که باید به آنها توجه کنیم و از آنها برحذر باشیم!
تله های مشاوره
در مشاوره باید سعی کنیم که به تعبیری کارهای آب خوردن را به مشاور نسپاریم.
بر کار مشاور نظارت داشته باشیم که پروپزال های تکراری و بی خاصیت و راهکارهای سنتی در ظاهر جدید را به ما القا نکند.
در اموری که خودمان تخصص و تجربه داریم، به مشاور اتکا نکنیم.
تنها به آمار و ارقام و گزارشهای مکتوب مجلد اکتفا نکنیم.
نظرسنجی ها، مدلها، ماتریس ها و سایر فرمولهای پیش آماده را نپذیریم و هرگز گزارش یا ابزاری را که به نظر یک قالب پر شده می باشد، قبول نکنیم.
تنها به تجربه مشاور اکتفا نکنیم و بدانیم که تجربه بدون تخصص، برای مشاوره کافی نیست!
در نهایت به این نکته باید اشاره کنیم که با وجود تمامی فرصتها و تهدیدها و زوایای مختلف در مورد مشاوره، واقعیت اینجاست که اکثر رهبران و مدیران موفق در دنیا و در طول تاریخ از وجود مشاورانی بهره مند شده اند که توانسته اند با همکاری و همفکری مدیران، تاثیرگذاری مناسبی در سازمان برجای گذارند.
(این مقاله با بهره گیری از کتاب ((بهره مندی از مشاوران، نوشته: دیوید نیومن، ترجمه: هومن اهرامی، نشر سازمان مدیریت صنعتی)) نوشته شده است).
نظرات