سپهر اقتصاد-

سید علی ناظم زاده: مشاور و پژوهشگر کسب و کار (این نوشته بخشی از کتاب نکات کلیدی در مدیریت منابع انسانی می باشد)

از مهم ترین وظایف یک مدیر، انتخاب نیروی انسانی مناسب و کارآمد برای تصدی شغل های مختلف در سازمان می باشد. امروزه می دانیم که نیروی کار در یک سازمان، فراتر از نیرو، فراتر از یک فرد، فراتر از منابع انسانی و بیشتر یک سرمایه برای سازمان می باشد که لازم است در جذب و انتخاب او، دقت و ظرافت و مهارت کافی و لازم صورت پذیرد.  برای دستیابی به این مهم، برخی مدیران از مدیر یا مشاور منابع انسانی بهره می گیرند و برخی هم خودشان این کار را انجام می دهند.

هنگامی که ما در سازمان نیاز به یک کارمند پیدا کردیم، شغل را تعریف و طراحی کردیم و از طریق شیوه های مختلف کارمند یابی، افراد مختلفی به ما مراجعه کردند، حالا وقت مصاحبه شغلی و بررسی رزومه فرد است که باید با حوصله و دقت و مهارت انجام شود. مصاحبه شغلی بحثی بسیار اساسی و مهم است  و به نوعی هم هنر است و هم علم اما متاسفانه بسیاری از مدیران، آن را کم اهمیت می دانند، به آن بی توجه هستند، آن را به مدیران میانی خود واگذار می کنند، وقت مناسب و کافی برای آن نمی گذارند و همین می شود که بعد از مدتی می بینند، عجولانه تصمیم گرفته اند و نتوانسته اند نیروی مناسب را استخدام کنند. شما قرار است یک سرمایه به سازمان خود اضافه کنید، یک منبع به منابع خود اضافه کنید، فردی را عضو خانواده کاری خود کنید، یک بازیکن به تیم خود بیفزایید، پس حتما باید برای این مهم وقت بگذارید و مصاحبه شغلی را جدی بگیرید!

هدف عمده مصاحبه شغلی یا استخدامی فراهم آوردن فرصتی برای مصاحبه گر و متقاضی است که تصمیم بهتری اتخاذ شود، فرصتی برای بررسی رزومه متقاضی، برای واکاوی جنبه های مختلف شخصیتی و هوش و ارتباطات فرد و کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه. این مصاحبه می تواند مقدماتی داشته باشد: مثلا پر کردن یک فرم اینترنتی قبل از حضور، دریافت رزومه شخص به صورت مکتوب یا اینترنتی، تکمیل کردن یک فرم مکتوب قبل از مصاحبه، انجام مصاحبه اولیه توسط یک نیروی واسط مثلا مدیر دفتر شما، مدیر منابع انسانی، مدیر روابط عمومی، همکار یا شریک شما و بعد از طی کردن این مقدمات، حالا وقت آن است که مدیر، مصاحبه اصلی را انجام دهد. ذکر این نکته در اینجا لازم است که در کسب و کارها و سازمان های مختلف مراحلی که ذکر شد می تواند متفاوت باشد و ممکن است شما کار و کسبی داشته باشید که فقط خودتان مدیر هستید و تنها یک یا چند نفر نیرو می خواهید جذب کنید؛ در این صورت مراحل فوق الذکر، ساده تر انجام می شود و از سوی دیگر ممکن است که شما سازمان و شرکت بزرگی دارید که در چارت سازمانی آن مدیران مختلفی وجود دارد و ممکن است یک مدیر منابع انسانی یا کارگزینی یا سازمانی بیرونی، کار جذب نیروهای انسانی را برای شما انجام می دهد. اما من پیشنهاد می کنم در هر صورت اگر تا 1000 نیرو هم قرار است جذب کنید، خوب است که شما به عنوان مدیر ارشد در مصاحبه های استخدامی حضور داشته باشید و نظر خود را برای جذب یک فرد اعلام نمایید.

نکات مهم در مصاحبه شغلی

برای برگزاری جلسه مصاحبه و شیوه انجام آن، پیشنهادات و استانداردهای مختلفی وجود دارد که من در اینجا برخی نکات را مطرح می کنم:

1 – خوب است که در جلسه مصاحبه افراد مختلفی با دیدگاه های مختلف وجود داشته باشند، مدیر ارشد آن بخشی که می خواهید جذب نیرو کنید، مشاورین شما، از اعضای هیئت مدیره و شرکای شما، و افرادی با رویکردهای مختلف. نکته اینجاست که کسی می تواند صاحبنظر برای استخدام یک فرد برای شغلی خاص باشد که از وظایف و مسئولیت ها و چالش های آن حداقل به طور نسبی، آگاه باشد.

2 – لازم است که برای مصاحبه شغلی وقت کافی بگذارید، به صورت یک مصاحبه و مذاکره واقعی کار را جلو ببرید. نخواهید که عجله ای و بدون برنامه و فله ای مثلا در دو ساعت 10 مصاحبه انجام دهید و به قولی از شر آن راحت شوید!

3 – در ابتدای مصاحبه خودتان را معرفی کنید و از فرد بخواهید که او نیز خود را به طور کامل معرفی نماید. سعی کنید با متقاضی، محترمانه برخود کنید چه او استخدام شود و چه نشود، سفیری از سازمان شما خواهد بود؛ پس سعی کنید مثل مشتریانتان با آنها برخورد نمایید.

4 – فرم ها و رزومه های آنلاین و مکتوب فرد متقاضی استخدام را قبل از شروع مصاحبه  و حین آن به طور کامل بررسی کنید.

5 – به فرد متقاضی در ابتدای مصاحبه آرامش لازم را بدهید. قرار نیست که در تمام شرایط مصاحبه او را در استرس یا شرایط نابهنجار قرار دهید تا عکس العمل و واکنش هایش را بررسی کنید. بگذارید او کاملا خودش باشد و توانمندی ها و توانایی و مهارت هایش به طور کامل و دقیق برای شما آشکار گردد.

6 – از متقاضی بخواهید مهارت ها و دانش و توانمندی خود را به طور کامل اعلام کند. با بررسی فرم ها و نیز سوالات دقیق، سعی کنید که بیانات او را راستی آزمایی کنید. به زبان بدن و حالات رفتاری و و رفتار غیر کلامی و حرکات دست و پا و چهره و چشم وی دقت کرده و اگر تیک عصبی دارد نیز به آن توجه کنید.

7 – میزان اشتیاق و علاقه فرد به کار و شغل را به طور کامل بسنجید، ببینید که حاضرت است بدون دریافت حقوق تا چه زمانی برای شما کار کند؟ چقدر این کار برای او مهم است؟ چقدر اصلا کار را می شناسد؟ چقدر سازمان شما و خود شما را می شناسد؟

8 – سعی کنید سوالات کوتاه بپرسید و بیشتر شنونده باشید. به طور معمول گفته اند که در 80 درصد زمان مصاحبه خود است که متقاضی صحبت کند. تا شما نخواسته اید، لازم نیست او سوالی بپرسد و بهتر است ابتدا او به تمامی پرسش های شما پاسخ دهد و بعد سوالات خود را بپرسد. در زمان مناسب به  او هم این مهلت را بدهید که اگر سوالی دارد بپرسد درباره شرایط کار و شیوه فعالیت و شرح شغلی و حقوق و مسئولیت هایش به او به طور شفاف و کامل پاسخ دهید.

9 – اجازه ندهید که ظاهر و جنبه های ظاهری و پوشش و ادب فرد، بیش از حد بر شما تاثیر گذارد و مراقب خطاهای ادراکی خود باشید همچنین اجازه ندهید علایق و خاطرات مشترک و تشابه های شخصیتی و دانشگاهی و مدرسه ای و… روی تصمیم شما تاثیر زیاد بگذارد. بیشتر سعی کنید به شور و اشتیاق و انرژی فرد، پشتکار و جدیت او، توانایی به بهبود مستمر و کارکردن حتی در شرایط سخت، کنجکاوی و کمال جویی و مسئولیت پذیری و نتیجه گرایی و مشکل گشایی و صداقت و شفافیت و اخلاق او توجه کنید.

10 – در پایان مصاحبه از فرد متقاضی تشکر کنید. تصمیم عجولانه برای جذب یا عدم جذب او نگیرید، سعی کنید تمام موارد مرتبط با متقاضی و نیز متقاضیان دیگر را نیز بررسی کنید و به او وقتی اعلام کنید که نتیجه انجام مصاحبه را به اطلاع وی خواهید رساند. حتما این موضوع را مد نظر قرار دهید و بگویید چه زمانی و از چه طریقی، نتیجه به او اطلاع داده خواهد شد.

چه سوالاتی در مصاحبه شغلی بپرسیم؟

همانطور که اشاره کردم، برپایی یک گفتگوی استخدامی، موضوعی مهم است که باید به شکل همه جانبه به آن توجه کرد. برای این که این مصاحبه به نتیجه خوبی منجر شود، لازم است به شکل استاندارد و حرفه ای تنظیم شود، لحن مصاحبه حرفه ای باشد، سوابق مثبت و منفی متقاضی به طور کامل بررسی شود، تجربیات او، شغل های قبلی او و این که چرا از کارهای قبلی بیرون آمده، تحلیل شود، مدارک و مهارت های او به طور دقیق بررسی شود و با پرسش های دقیق، ته بسته، ته باز، لایه ای، انعکاسی، پرفشار، سوال درباره هوش ریاضی و منطقی و هوش اجتماعی او و… فرد متقاضی را به طور کامل مورد تحلیل قرار دهیم.

در اینجا به طور خلاصه برخی پرسش های عام و مهمی که در یک مصاحبه شغلی می توان پرسید و برای شناخت بیشتر یک فرد، راهگشا خواهد بود، اشاره می نمایم. احتمالا پرسیدن تمامی این پرسش ها، خیلی زمان بر خواهد بود و امکان پذیر نیست و البته پرسش های مرتبط با هر شغل و شرح شغلی متفاوت خواهد بود. برای مثال پرسش های استخدامی برای یک مدیر فروش با یک حسابدار با یک کارپرداز متفاوت است. پرسش هایی که از یک مدیر سوال می شود که 10 سال تجربه داشته با فردی که برای منشی گری استخدام می شود و اصلا سابقه ای نداشته نیز متفاوت خواهد بود.

اما شما می توانید با بهره گیری از این سوالات عمومی که در ذیل به آنها اشاره خواهم کرد، مصاحبه استخدامی خود را بهتر و دقیق تر می توانید انجام دهید، بسیاری از این سوالات ابعاد روانشناختی و جامعه شناختی و فرهنگی و شخصیتی فرد و افکار و برنامه ها و ایده های او را به روشنی برای شما آشکار می سازد:

  • در ابتدای گفتگو خودتان را به طور کامل معرفی کنید؟
  • چقدر درباره سازمان ما و شغل مد نظر آشنایی دارید؟
  • چه ویژگی این شغل موجب شد که در این مصاحبه شرکت کنید و متقاضی استخدام آن شغل شوید؟
  • به نظر شما مسئولیت های مهم شما در این شغل چیست؟
  • درباره تجربیات خودتان در حوزه شغل مدنظر توضیح دهید؟
  • فکر می کنید چقدر درباره این کار مهارت و دانش دارید؟
  • از میان همه کارهایی که تاکنون داشته اید، درکدام یک بیشتر موفق بوده اید؟
  • اگر در انتخاب بهترین شغل در دنیا، آزاد و مختار باشید، چه شغلی را انتخاب خواهید کرد؟
  • بهترین روز کاری شما در کار قبلی چه روزی بوده و چرا؟
  • بدترین روز کاری شما در کار قبلی چه روزی بوده و چرا؟
  • به نظر شما مهم ترین ویژگی برای کسب این شغل چه می باشد؟
  • اوقات فراغت خودتان را چگونه می گذرانید؟
  • بهترین و صمیمی ترین دوست شما چه ویژگی هایی دارد؟
  • دوست دارید مدیرتان چه خصوصیات و ویژگی هایی داشته باشند؟
  • بهترین مدیری که تاکنون داشته اید چه کسی بوده و چه ویژگی ها و امتیازاتی داشته است؟
  • سه ویژگی بد از مدیران قبلی تان بگویید؟
  • چقدر در کارهای مختلف سازمان سعی می کنید مشارکت کنید و پیشنهاد بدهید؟
  • دو نمونه از ایده های مهمی که تا به حال داشتید را ذکر کنید؟
  • در شغل های قبلی چه چیزی بیش از همه شما را آزار می داده است؟
  • الان حقوق شما چقدر است یا در کار قبلی چقدر بوده است؟
  • چقدر حقوق می خواهید تا امورات شما بگذرد؟
  • اگر در قرعه کشی بانک 1 میلیارد تومان جایزه بگیرید، چه می کنید؟
  • دیگران درباره خصوصیات خوب شما چه می گویند؟
  • آخرین انتقادی که از شما چه بوده و چرا؟
  • چقدر به خودتان افتخار می کنید و چرا؟
  • اگر دوباره متولد شوید چه کاری تکرای می کنید و چه کاری را تکرار نمی کنید؟
  • اگر جای من بودید به چه علتی فردی مثل شما را استخدام می کردید؟
  • از شغل هایی که تا به حال داشته اید چه چیزهایی یاد گرفته اید؟
  • یک روز معمولی شغل قبلی خودت را برای ما توصیف کن؟
  • مسائل پیچیده شغل و مسئولیت خود را چگونه حل می کنید؟
  • معمولا چه چیزهایی شما را عصبانی می کند؟
  • در مواجهه با هیجانات و استرس ها معمولا چگونه برخورد می کنید؟
  • کدام ویژگی شما موجب عدم موفقیت و خوشبختی کامل شما بوده است؟
  • چقدر اهل کتاب خواندن هستید؟ معمولا چه کتابهایی می خوانید و آخرین کتابی که خواندید چه بوده است؟
  • چقدر اهل آموزش هستید و به کلاسها و سمینارها و همایش ها می روید؟
  • وقتی یک کاری که به شما محول شده را نتوانید به خوبی انجام دهید، چه می کنید؟
  • اگر کاری به شما محول شود که جزو شرح شغلی شما نیست، تا چه حد آن را می پذیرید؟
  • شما هنوز شناختی از ما ندارید، اما با همین برخورد اولیه دو پیشنهاد برای پیشرفت سازمان ما بدهید؟
  • اگر مدیر به یکی از همکاران شما بی احترامی کند، چه عکس العملی مناسب است؟
  • فکر می کنید ضرر کدامیک کمتر است اختلاس یا جعل سند؟
  • اگر یکی از همکاران را ببینید که از سازمان دزدی می کند، شما چه عکس العملی نشان می دهید؟
  • فکر می کنید آسیب کدام یک کمتر است وقتی به علت خواب ماندن، دیر سرکار حاضر می شوید: راست گفتن و عصبانی شدن مدیر یا دروغ گفتن مصلحتی برای آرامش مدیر؟
  • اگر یک مشتری ناراضی وارد سازمان شود و شما موجب نارضایتی او هستید، چه واکنشی نشان می دهید؟
  • اگر مشتری ناراضی وارد سازمان شود و شما علت نارضایتی او نباشید، چه واکنشی نشان می دهید؟
  • هدف تان از کار کردن چیست؟ فقط پول یا چیز دیگر؟
  • اگر حس کنید که در کار نسبت به شما بی انصافی و بی عدالتی می شود، چه عکس العملی نشان می دهید؟
  • اگر یکی از همکاران تان از منظر شما بی دلیل اخراج شود، واکنش شما چیست؟
  • با افرادی که دائما نق می زنند و انتقاد می کنند چگونه باید برخورد کرد؟
  • اگر حقوق شما یک ماه دیر شود، چه کار می کنید؟
  • تا چه حد می توانید تحت فشار و استرس کار کنید؟
  • دشوارترین فعالیت یا شغل یا پروژه ای که انجام داده اید چه بوده است؟
  • به هر حال هر نیروی کاری، اشتباهاتی دارد، اشتباهات مهم شما در کار قبلی چه بوده است؟
  • آخرین باری که نه گفتید کی بوده است و چرا؟
  • اگر شما بتوانید یک قانون مهم تصویب و اجرایی کنید، چه قانونی خواهد بود؟
  • چه افرادی را به عنوان معرف یا ضامن برای تضمین خودتان می توانید معرفی کنید؟
  • تا چه حد مدیران قبلی شما، از شما تعریف کرده و شما را تایید می کنند؟
  • فکر می کنید 5 سال دیگر مشغول چه کاری خواهید بود؟
  • از چه زمانی می توانید کارتان را شروع کنید؟
  • درباره رفت و آمد به سازمان و ساعات کار و روزهای آن که مشکلی ندارید؟
  • چه نکته دیگری درباره شما باید بدانم که نپرسیده ام؟

 

 

نوشته های مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *