نظام پیشنهادات و اتاق فکر، عامل رشد سازمانها
ایجاد اتاق فکر و راه اندازی نظام پیشنهادات از مفاهیم زیبا و جذاب در سازمان هاست که بعضا تبدیل به شعار و ویترین شده؛ یا در خیلی از سازمانها به صورت واقعی تشکیل نمی شود، یا به صورت نصفه و نیمه و دکوری ایجاد می شود، یا کارمندان از آن استقبالی نمی کنند، یا مدیران آن را جدی نمی گیرند و در خیلی از موارد هم نتیجه ای از آن عاید سازمان و مدیران و کارمندان نمی شود! اما اینها دلیل نمی شود از نمونه های موفق اتاق فکر و نظام پیشنهادات در سازمانها غافل باشیم.
جالب این جاست که در کشورهای پیشرفته و سازمان های پیشرو مثل سازمان های معتبر ژاپن و آمریکا، نظام پیشنهادات جایگاه زیادی پیدا کرده است، سالیانه در آمریکا بیش از یک میلیون پیشنهاد توسط کارمندان دریافت می شود و صرفه جویی زیادی از این پیشنهادات نصیب سازمان ها می گردد و آن طور که در آمار آمده است، میانگین صرفه جویی حاصل از هر پیشنهاد نزدیک به هفت هزار دلار است! همچنین برخی سازمان ها، برنامه های ضربتی دریافت پیشنهاد برگزار می کنند و نتایج خوبی هم می گیرند، برای مثال کارخانه های خودروسازی فورد در 3 هفته نظام پیشنهادات را عملیاتی کردند و توانستند با پیشنهادی که از کارکنان دریافت کردند، 180 دلار در هر دستگاه فورد صرفه جویی کنند که در یکسال بالغ بر 72 میلیون دلار صرفه جویی کردند! یکی از کارآفرینان فرهیخته کشور نیز مطرح می کرد که ما در کارخانه مان به شکلی اتاق فکر و نظام پیشنهادات را ایجاد کرده ایم و در یکی از جلسات، یکی از پرسنل در رابطه ی با چسبی که ما در بسته بندی مصرف می کردیم ایده ای داد، وی حساب کرده بود که روزانه صد و پنجاه هزار تومان مصرف چسبی است که با آن درب کارتن ها را می بستیم، ما در آن زمان، با چسب های 6 سانتی، کارتن ها را بسته بندی می کردیم و او گفت که این کار را با چسب 5 سانتی هم می توانیم انجام دهیم؛ ما بررسی کردیم و این کار را انجام دادیم و خوشبختانه مصرف چسبمان آمد پایین و کارمان هم به خوبی انجام شد و در کنارش هزینه مان کمتر شد که به پول امروز سالیانه صدها میلیون تومان به نفع کارخانه شد.
اما شیوه ها و راهکارهای عملیاتی ایجاد اتاق فکر و نظام پیشنهادات چیست؟
بی گمان به جز مدیران و هیئت مدیره و مالکان و مشاوران یک مجموعه، حتما آنهایی که در بطن کار هستند و درگیر فعالیت، در خیلی موارد می توانند پیشنهاداتی برای مجموعه فراهم آورند که از استراتژی ها و برنامه های بزرگ بعضا می تواند موثرتر و کارآتر باشد. حال برای این که در یک سازمان و کسب و کار، حال از یک کسب و کار 2-3 نفره گرفته تا یک موسسه یا سازمان چند هزار نفره، بتوانیم از ایده ها و پیشنهادات همه افراد استفاده کنیم، لازم است راهکارها و برنامه هایی را مدنظر قرار دهیم که من در اینجا چند نمونه آن را مطرح می نمایم:
1 – باور به مدیریت مشارکتی و اهمیت مشارکت کارمندان؛ در نظام های سنتی، ایده پرداز و سیاستگذار اصلی و تنها فردی است که مدیر و مالک است و او باید فکر کند و دستور دهد و مابقی افراد فقط باید عمل کنند! دانش، در این وضعیت، احتکار و انبار می شود و نزد مدیران باقی می ماند، اطلاعات در انحصار آنهاست و به دیگران اهمیتی داده نمی شود؛ اما در نظام مدرن و در مدیریت مشارکتی که نظام پیشنهادات، اهمیت می یابد، همه مجموعه به عنوان یک تیم منسجم دیده می شوند که می توانند و باید به اطلاعات و دانش ها دسترسی داشته باشند و بتوانند در تصمیم گیری ها و اقدامات موثر باشند. هر فردی در این سازمان، دارای فکر و اندیشه است و می تواند با نگاه کردن به زوایای مختلف سازمان، به کل مجموعه کمک کند. پس به شرطی نظام پیشنهادات در سازمان و کسب و کار شما شکل خواهد گرفت که شما به اهمیت این پیشنهادات و مشارکت همه اعتقاد داشته باشید و آن را یک امتیاز و فرصت برای مجموعه خود بدانید.
2 – حمایت و پشتیبانی مدیران؛ مدیر یک مجموعه برای آن که ایده ها و پیشنهادات را دریافت نماید، باید وقت بگذارد، انرژی بگذارد و با تمام وجود بخواهد تا از پیشنهادات دیگران بهره مند شود. و از همین دریچه است که کارمندان این حمایت و پشتیبانی را با تمام وجود حس می کنند و درک می کنند و با تمام وجود به این باور می رسند که مدیر، خواهان نظرات آنهاست.
3 – ایجاد رضایت در سازمان؛ به شرطی یک فرد در یک سازمان به ارائه پیشنهاد می رسد و به شما کمک خواهد کرد که حس نسبی رضایت داشته باشد. در سازمانی که حقوق و مزایای استانداردی وجود ندارد، در مجموعه ای که مدیر به کارمندان اهمیت نمی دهد، توسعه منابع انسانی مد نظر نیست و رضایت کارمندان، موضوع حاشیه ای است و به راحتی همه اخراج و تعدیل می شوند و... در این سازمان، بعید است که هیچ پیشنهاد سازنده و خوب و اثرگذاری از سوی کارمندان دریافت نمایید.
4 – سازماندهی و اجرا؛ شما باید نظام پیشنهادات را سازماندهی و اجرا کنید. شرایط ایجاد نظام پیشنهادات و اتاق فکر را فراهم کنید. جلسات منظم تشکیل دهید، به همه این انگیزه و جسارت را بدهید که گفتگو کنند، به کسی و ایده ای نخندید! شرایط مختلف مکتوب، آنلاین و حضوری برای دریافت پیشنهادات را فراهم آورید. در جلسات مختلف و برنامه های گوناگون و بولتن ها و بوردها، این موضوع را اطلاع رسانی کنید، ترس و نگرانی مدیران برای ارائه پیشنهادات را برطرف نمایید و به بهترین شکل، نظام پیشنهادات را اجرایی و عملیاتی کنید.
5 – تسهیل مشارکت؛ شما و سازمان تان باید به شکلی عمل کنید که مشارکت در سازمان و ارائه پیشنهادات، همواره به راحت ترین شیوه، عملیاتی شود. رسمیت و ساختار سازمانی و بوروکراسی سفت و سخت، خیلی اوقات مانع مشارکت و ارائه پیشنهادات است که باید به این موضوع توجه نمایید. استفاده از پیشنهادات و انجام تغییرات بر اساس ایده های خلاقانه کارمندان باید به راحتی صورت پذیرد و همه این حس را داشته باشند که اید های آنها هر چقدر هم دور از ذهن و سخت و نیازمند تغییر در سازمان باشد، لیکن در صورت کاربردی بودن و به صرفه بودن، حتما عملیاتی خواهد شد.
6 – ارائه بازخورد؛ پیشنهاد دهنده، معمولا در انتظار پاسخ سریع و صریح و قانع کننده است. ممکن است پیشنهادات او، خوب و عملیاتی نیست و رویایی و اشتباه است که باید با بهترین کلام و بهترین وجه او را متقاعد کنید و در عین حال از پیشنهاد او تشکر کنید و به او این انگیزه را بدهید که باز هم به شما پیشنهادات بهتری ارائه دهد و اگر هم پیشنهاد او عملیاتی است و می تواند اجرایی شود، حتما از او تشکر کنید، شاید پیشنهادات و ایده ها، نیاز به چکش کاری و تغییر دارد، آنها را خودتان انجام بدهید و از او تشکر کنید. این تشکر و امتنان هم باید کلامی باشد و هم ملموس، هم به صورت فردی و هم در جمع. و البته در صورت لزوم و امکان به ارائه دهنده پیشنهاد، هدیه و جوایز نقدی و غیر نقدی هم می توانید ارائه دهید که نقش زیادی در دریافت پیشنهادات از آن فرد یا همکارانش خواهد داشت. همان کارآفرین که در ابتدای سخن به او اشاره کردم، بعضا پیش آمده است که برای تقدیر از یک کارمند که توانسته با پیشنهاداتش صدها میلیون تومان به نفع کارخانه کمک کند، یک اتومبیل پراید هدیه داده است.
لذا اگر شما مدیر یک سازمان هستید که می خواهید توسعه پیدا کنید، غیر از فکر و استراتژی و برنامه و مشاوره، همواره سعی کنید از نظام پیشنهادات و ایجاد اتاق فکر غافل نشوید، به صورت منظم یا متناوب جلساتی با مدیران و مدیران میانی و پرسنل برگزار نمایید و از طریق این جلسات و یا هر طریق دیگری سعی کنید، ایده ها و پیشنهادات همه را دریافت نمایید و با بازخورد مناسب این نظام را توسعه بخشید.
نظرات