بیم ها و امیدهای ایجاد سیستم در سازمان

سپهر اقتصاد-

سید علی ناظم زاده – مشاور و پژوهشگر

هر سازمان برای آن که بتواند موثرتر و کارآتر فعالیت کند، لازم است بر آن نوعی نگرش متفاوت از نگرش عادی حکمفرما باشد که ادراکی کلی و همه جانبه و سیستماتیک از سازمان را فراهم آورد. این نوع دیدگاه را نگرش سیستمی نامیده اند. در نگرش سیستمی به سازمان بر خلاف نگرش صرفا جزیی نگر و نگرش صرفا کلی نگر، همه تبعات و اثرات حرکات و تصمیم ها در سازمان بررسی می شود چونان پزشکی که با تجویز یک کپسول، یک قرص هم در جهت رفع عوارض کپسول ارائه می دهد تا ساختار و سیستم بدن دچار مشکل نشود. در سطور پیش رو با بررسی سیستم و انواع آن، نگرش سیستمی در سازمان را واکاوی کرده و مزایا و آسیب های این نوع رویکرد را به صورت کاملا اجمالی و خلاصه بازخوانی می کنیم.

سیستم و پیچیدگی آن

در یک تعریف عام، سیستم مجموعه از اجزاست که با همدیگر در تعامل هستند و هدف ویژه ای دنبال می کنند و این هدف مشترک موجب ایجاد سینرژی و هم افزایی در سازمان می شود. وقتی اجزا کنار هم باشند ولی تعامل نداشته باشند، در این صورت مجموعه تشکیل می شود اما سیستم وقتی شکل می گیرد که مجموعه ای بتواند هم هدف باشد، با همدیگر تعامل داشته باشند و اجزا بتوانند بیش از مجموع انرژی ها، انرژی تولید کنند.

در سیستم باید همواره بیشتر از نیاز تولید و رشد و توسعه وجود داشته باشد و این رشد مثل مدل رشد تک سلولی باید تقسیم شود و تقسیم کار و رشد صورت پذیرد. حفظ بقا و بقای اصلح از نکاتی است که هر سازمان و هر سیستم برای ادامه فعالیت به آن نیازمند است. در عین حال به واسطه پیچیدگی های سازمان و همچنین در هم تنیدگی اجزا در هم، همواره سازمان و سیستم با نوعی تهدید به نام آنتروپی مواجه است که در واقع تمایل سیستم به از هم پاشیدگی است. در کنار این موضوع با اصل تضاد در سیستم نیز مواجه هستیم. ما باید به این واقعیت برسیم که سیستم ایده آل سیستمی نیست که در همه چیز در سطح ایده آل باشد و هیچگونه تقابل و اختلافی در سیستم نباشد! در سیستم ایده آل هم تفاهم اجزا و هم تقابل اجزا وجود دارد و اجزای سیستم باید به شکلی چیده شوند که در تعامل با هم بتوانند در راستای هدف مشترک حرکت کنند. مدیر باید بتواند روی تعامل میان اجزا کار کند نه روی خود اجزا! برای مثال اگر بهترین قطعات تمام اتومبیل های دنیا روی یک ماشین سوار شود، آن ماشین حتما بهترین ماشین دنیا نیست! اگر بهترین و زبده ترین افراد که بیشترین تعامل با هم را دارند، هم در کنار هم در یک سازمان کار کنند، معلوم نیست آن سازمان بهترین سازمان باشد! پس برای ایجاد یک سیستم خوب باید بتوانیم به بهترین شکل اجزای سازمان را کنار هم بچینیم و این چیدمان ممکن است از بهترین افراد و ساختارها هم نباشد بلکه مهم چیدمان صحیح و ایجاد سیستم کارا و موثر است!

مراحل رشد سیستم در سازمان

یک سازمان یا سیستم از نقطه آغاز تا بلوغ مراحلی را طی می کند که بررسی این مراحل به شناخت بهتر ما از نگرش سیستمی به سازمان منجر می شود.

۱ – نقطه تولد سازمان: در این مرحله رشد از طریق خلاقیت ایجاد می شود. ایده ای توسط فرد یا جمعی ارائه می شود و رشد می کند و توسعه می یابد تا سازمان یا سیستم را شکل دهد. در این مرحله سازمان با بحران رهبری نیز مواجه است. ایده اولیه ارائه شده اما کارها از هم گسیخته است و جهت مشخص نیست و باید رهبر و مدیر سازمان مشخص شود.

۲ – جهت دهی سازمان: بعد از مشخص شدن رهبری، فعالیت ها جهت دهی می شود و تقسیم کار صورت می پذیرد. در این مرحله نیز سازمان با بحران استقلال مواجه است چرا که واحدهای سازمان بعد از تقسیم کار مستقل شده اند و هر کدام ممکن است ادعای استقلال کنند.

۳ – تفویض اختیار: بعد از تقسیم کار تخصصی و تخصصی شدن امور، تفویض اختیار صورت می پذیرد و هر بخش یا واحد مسئول و متعهد انجام کاری می شود. در این مرحله سازمان با بحران کنترل مواجه است و مدیریت باید بتواند بعد از تفویض اختیار، نظارت و کنترل لازم را بر مجموعه داشته باشد.

۴ – رشد از طریق هماهنگی و کنترل، بعد از تفویض اختیار و عبور از بحران کنترل، مدیریت می تواند هماهنگی لازم میان اجزا را فراهم آورد تا همه بخشها بتوانند به بهترین شکل در راستای وظایفشان حرکت کنند. اما در این مرحله نیز بحران پیش روی سازمان و مدیریت، بوروکراسی است چرا که کنترل و نظارت نیاز به تشریفات و کاغذبازی و بوروکراسی هایی دارد که ممکن است سازمان را درگیر خود کند.

۵ – ایجاد سرمایه اجتماعی: در این مرحله سازمان، بعد از طی کردن مراحل چهارگانه فوق و عبور از بحرانها، به نوعی اعتماد و سرمایه اجتماعی دست پیدا می کند که با ایجاد شفافیت در سازمان و نزدیکی عاطفی کلیه اجزای سازمان حتی اگر بوروکراسی هم حاکم نباشد با تقسیم کار، با تفویض اختیار و با پذیرفتن رهبری به سمت ایده اولیه حرکت می کنند و سازمان با نوعی بلوغ مواجه است.

ما باید به این نکته توجه کنیم که گرچه هر سازمان می تواند رشد و توسعه پیدا کند و حتی تقسیم و تکثیر شود، اما لازمه آن طی کردن مراحل فوق است اگر سازمان یکی از مراحل فوق را طی نکند و قبل از بلوغ بخواهد تکثیر شود یا قبل از طی کردن یک بحران در هر مرحله بخواهد به مرحله بعدی وارد شود، این سازمان و آنتروپی درون آن، کل اجزا را به سمت فروپاشی و از هم پاشیدگی سوق می دهند.

نگرش سیستمی در سازمان در پی این است که بتواند با این نگاه سیستماتیک به سازمان و نگاه به سازمان به شکل یک سیستم پویا و فعال، اجزا را در کنار هم ببیند و از کلیه اجزا بخواهد به سمت هدف مشترک در حرکت و البته در تعامل باشند.

مزایای ایجاد سیستم در سازمان

وجود تفکر سیستماتیک در سازمان و ایجاد سیستم و ساختار در یک مجموعه، آثار و مزایای فراوانی در مدیریت  سازمان و رشد و بلوغ آن در پی دارد از جمله:

۱ – انتخاب هدف مشخص برای سازمان

2 - ایجاد تعامل سازنده میان بخشهای مختلف سازمان

3 – مدیریت یکپارچه و هدفمند در سازمان

4 -  رهبری مشخص و هدفگذاری معین برای اجزای مختلف سازمان

5 – تقسیم کار تخصصی و پیشرفته میان بخش ها و واحدهای سازمان

6 - تفویض اختیار منظم و از پیش تعیین شده بین افراد و اجزا

7 – کمک به  عبور از بحران های سازمان از جمله بحران رهبری – بحران استقلال – بحران کنترل – بحران بوروکراسی

8 -  کمک به سازمان برای حفظ دائمی و بقا

9 – استفاده از اصل تضاد سیستم و استفاده از همه نوع انسان با هر شخصیت و رویکرد و توانمندی در جهت ایجاد تعامل در سازمان در راستای هدف مشترک

10 - – رهایی از تفکرات سنتی در سازمان و نگاه سنتی به مدیریت در سازمان

11 -  ایجاد سینرژی و هم افزایی در سازمان

12 – کمک به رشد و بلوغ سازمان و آماده کردن سازمان برای تقسیم و تکثیر و توسعه بیشتر

آسیب های تفکر سیستمی

گرچه تفکر سیستمی در سازمان می تواند به رشد و توسعه آن یاری رساند و به طی کردن مراحل رشد و شناخت راه های بقای سازمان و واکاوی نیروهای گریز از مرکز و فروپاشنده سازمان کمک کند، اما به هر روی آسیب ها و تهدیدهایی در اجرای تفکر سیستمی در سازمان وجود دارد که ممکن است ما را به بیراهه ببرد. برخی از آن ها را برمی شمریم:

الف – نگاه سیستماتیک ممکن است ما را بیش از حد به درگیری میان اجزا مشغول کند و با توجه به اثر پروانه ای و علت و معلول بودن هر اتفاقی، همه چیز را با هم مرتبط و درگیر بدانیم و اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید به دنبال دلایل واهی و دشمن تراشی و فرافکنی باشیم به جای آن که دلیل اصلی را به شکل واقع بینانه کشف و درک کنیم.

ب – در تفکر سیستمی همیشه اثرات آنی را درک می کنیم و اکثرا بحث زمان و تغییرات تدریجی و تعاملات بلند مدت درک نمی شود. در سازمانها و در بسیاری از سیستم ها درک تغییرات تدریجی وجود ندارد و مثل پختن قورباغه در آب جوش، مدیران با وجود تفکر سیستماتیک نمی توانند از بحرانها و مشکلات سازمان سردر بیاورند که در این وضعیت بهترین حالت وجود همیشگی مشاور بیرون از سازمان می باشد.

ج – دیگر آسیب و تهدید تفکر سیستمی در سازمان اشتباه پنداشتن رابطه علت و معلولی با همبستگی است! ممکن است بسیاری از تغییرات و مشکلات و ایرادات به واسطه همبستگی با یک موضوع باشد نه به واسطه علت و معلولی. مثلا اگر میزان فروش یک سازمان پایین آمده و میزان حضور بازاریابان هم کاهش یافته دلیل کاهش فروش، کاهش ساعات حضور بازاریابان نیست و این دو موضوع با هم همبستگی دارند نه این که علت و معلول باشند و علت را باید در جای دیگر مورد بررسی قرار داد.

به هر روی، علیرغم وجود مزایای فراوان برای وجود تفکر سیستمی در سازمان، باید بدانیم این نوع رویکرد نیز می تواند آثار و آسیب های متعددی به مدیریت و کلیت سیستم وارد کند که با علم به این موضوع و کاستن از آسیب های آن می توان باز هم با بهره گیری از این رویکرد، سازمان را به سمت تعالی و پیشرفت با هدفی مشخص و با تعامل سازنده میان اجزای سازمان پیش برد.